第一章 总则
第一条 为了推进学生档案管理工作的规范化、制度化、科学化进程，充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，实现学生档案管理的标准化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学院档案管理办法》以及国家有关学生管理工作的政策规定，结合我校实际情况，制定本办法。
第二条 学生档案是反映学生个人经历和德、智、体、美、劳等各方面表现的各种文件材料，是学生成长过程的历史记录，是用人单位了解毕业学生学习、工作、生活、成长情况的真实依据。学生档案管理是指学院对学生档案材料的收集、整理、归（建）档、保管、利用、转递、提取、邮寄等相关管理工作。
第三条 学生档案管理工作要本着为培养人才、为人事工作服务的原则，坚持维护真实性和完整性的工作方针，实行统一调配、分级管理，专人负责，严密保管的办法。
第四条 学生档案管理人员应认真履行岗位工作职责，学习档案管理法律法规，熟悉档案管理业务，严格遵守档案工作纪律，努力提高档案管理和服务水平。二级学院学籍管理工作人员须协助教务处做好学生档案管理工作，服从教务处学生档案管理人员的安排。
第二章 学生档案材料的收集、整理
第五条 档案材料的收集、整理、归档是学生档案工作的主要任务。新生报到时，各二级学院应将密封完好的学生档案收集、整理后及时移交教务处，教务处设置专门的档案室（柜）进行集中管理。
第六条 教务处学籍科做好学生档案的收集、整理，完善、管理及转（投）递工作，各二级学院学籍管理工作人员协助完成。学生毕业时学生档案一般应包含以下材料：
1.《普通高校招生全国统一考试考生材料》或中等职业学校档案材料；
2.《云南交通职业技术学院学生学籍登记表》；
3.《云南交通职业技术学院学生成绩表》；
4.《云南省普通高等学院学生军事训练成绩鉴定表》；
5.《云南交通职业技术学院毕业生登记表》；
6．学生在校期间相应的奖、惩记录及其它材料；
7．全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书或（云南省普通大中专毕业生就业登记通知书）；
8．正式党员入党归档材料。
第三章 档案的归档
第七条 其它装入档案的材料，涉及到的提供部门，须按照教务处的要求按时提供。
第八条 档案必须是办理完毕的正式的材料，且需要根据材料出处加盖相应部门公章。
第九条 学生档案材料必须完整、真实、文字清晰、对象明确，注明承办学院（部）、年级、学生及时间等。凡按规定应由个人填写的归档材料，本人必须如实填写。字迹要清楚、工整，一律使用黑色钢笔或签字笔填写。
第十条 各类材料必须使用A4办公用纸，只能用碳素或蓝黑墨水书写。
第四章 档案的借阅
第十一条 学院从事学生工作人员经所在二级学院党政领导或教务处领导批准，方可借阅本院的学生档案，并按查、借阅规定予以登记。校外人员查（借）阅学生档案的，须持有所在单位查（借）阅档案介绍信，由学校分管教学领导批准同意后方可查（借）阅。凡是同意查（借）阅学生档案的，需要进行登记。
第十二条 学生个人不得查阅或借阅本人或他人档案。
第五章 档案的转递、提取工作
第十三条 转专业工作完成后，教务处学籍科将密封好的学生档案从原班级整理后放入转入班级，并做好登记工作。
第十四条 学生档案材料的提取
（一）对于清退或注销学籍、转学、退学和开除学籍等原因离校的学生，其档案材料由学生来教务处办理离校时一并提取；学生委托他人办理离校手续时，档案由辅导员提取并联系学生寄回，在确认学生收到档案前辅导员务必保留好邮寄档案的快递单。
（二）对于按规定休学的学生，其档案材料在学生办理相关手续后由教务处保管，待学生复学后整理装入新班级。
（三）参军入伍保留学籍的学生，其档案材料在学生办理相关手续后仍由教务处保管，如学生需提取档案到部队，可由学生本人或委托辅导员提取。学生保留学籍期满回校办理手续时，将档案一并带回，办理完复学手续后交至二级学院学籍管理工作人员，由学籍管理工作人员移交教务处归入新班级。
（四）提取学生档案时，须填写《云南交通职业技术学院自提档案告知书》（附件1）。
第六章 档案的邮寄
第十五条 毕业生档案由二级学院封装，教务处统筹安排并邮寄。档案邮寄前，二级学院学籍管理工作人员及辅导员需逐一核对学生档案清单，不得有缺失，错误。核实邮寄地址，确保档案准确投递。如邮寄前有学生改派单位，须及时做好更换地址工作。
第十六条 档案封装有误或不全等原因被退回，各二级学院学籍管理工作人员和毕业生辅导员为第一责任人，负责核实并补全学生档案，按照准确地址送达。
第七章 纪律要求
第十七条 查（借）阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换和污损档案材料，未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容。
第十八条 查（借）阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，因工作需要摘记档案内容时，应经主管部门同意。摘记材料要妥善保管，不得丢失及私自存放。
第十九条 任何单位或个人无权截留或扣发离校手续完备的毕业生档案，对利用职权违反档案管理的工作人员，由其主管部门责令改正，情节严重构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第二十条 要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，要严防档案的毁损、失散和泄密，做好档案的防火、防盗、防鼠虫、防尘、防光、防潮工作。
第二十一条 本办法解释权归教务处。
第二十二条 本办法自2021年9月1日起执行。
